Verbale di assemblea di chiesa: fac simile e come redigerlo

Il verbale è il resoconto scritto e firmato di una riunione dell’assemblea dei membri. Non è una trascrizione: riporta quello che l’assemblea ha deciso, con i dati che dimostrano che la decisione è stata presa correttamente: chi ha convocato, chi era presente, quanti hanno votato e come.

Serve più spesso di quanto si pensi:

• Banca: per cambiare chi opera sul conto della chiesa spesso ti chiedono l’estratto del verbale con la nomina.
• Enti e terzi: quando devi dimostrare chi rappresenta la chiesa o cosa ha deciso, per un affitto, un registro pubblico o l’unione di chiese.
• I membri: chi non c’era deve poter sapere cosa è stato deciso.
• La memoria della chiesa: tra dieci anni qualcuno vorrà sapere quando è stato eletto un anziano o con quanti voti è stato chiamato un pastore.

Lo statuto può chiedere altro, ma un verbale completo contiene sempre queste voci. Usale come lista di controllo:

• Intestazione: nome della chiesa (e dell’ente, se diverso), sede, codice fiscale.
• Tipo di assemblea: ordinaria o straordinaria, in prima o in seconda convocazione.
• Data, ora e luogo, più il mezzo di collegamento se qualcuno partecipa a distanza.
• Convocazione: chi l’ha fatta, quando e con quale mezzo (annuncio al culto, email, lettera).
• Presidente e segretario di seduta, e come sono stati scelti.
• Presenze e quorum: membri con diritto di voto, presenti, eventuali deleghe e la dichiarazione che l’assemblea è validamente costituita.
• Ordine del giorno, come annunciato nella convocazione.
• Per ogni punto: breve sintesi della discussione, testo esatto della delibera, esito con favorevoli, contrari e astenuti.
• Varie ed eventuali: solo comunicazioni; è buona regola non deliberare su temi assenti dalla convocazione.
• Chiusura con l’ora di fine e firme del presidente e del segretario.
• Allegati: foglio presenze, eventuali deleghe, documenti approvati (rendiconto, preventivo).

Molte chiese evangeliche italiane sono associazioni, spesso non riconosciute (artt. 36-38 del codice civile); altre sono enti di culto civilmente riconosciuti; alcune sono enti del Terzo settore (ETS, spesso APS: D.Lgs. 117/2017, il Codice del Terzo settore) o ne hanno un «ramo». Le norme applicabili dipendono da questa forma.

Convocazione. Per il codice civile (art. 20) gli amministratori convocano l’assemblea almeno una volta l’anno per approvare il bilancio, e ogni volta che almeno un decimo dei membri lo chiede con richiesta motivata. Tempi e modi dell’avviso li fissa lo statuto. Nel verbale scrivi come e quando è stato dato l’avviso.

Quorum e maggioranze. L’art. 21 del codice civile è scritto per le associazioni riconosciute, ma molti statuti lo riprendono quasi alla lettera:

L’art. 21 esclude anche gli amministratori dal voto sul bilancio e sulla loro responsabilità: se la tua chiesa segue questa regola, scrivi nel verbale che i consiglieri non hanno votato il rendiconto. Negli ETS votano gli iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati, salvo diversa previsione dello statuto (art. 24 del Codice del Terzo settore).

Attenzione agli astenuti. «Maggioranza» può riferirsi ai presenti o ai votanti (esclusi gli astenuti). Con 40 presenti, 18 favorevoli, 15 contrari e 7 astenuti: sui votanti (33) servono 17 sì e la delibera passa; sui presenti ne servono 21 ed è respinta. Se lo statuto non è chiaro, chiariscilo prima dell’assemblea e riporta sempre i tre numeri.

Voto segreto. Di solito si vota per alzata di mano, ma spesso lo statuto prevede lo scrutinio segreto per le votazioni sulle persone, come l’elezione di anziani o del pastore. Nel verbale indica gli scrutatori, le schede consegnate, bianche e nulle e i voti per ciascun candidato. Mai chi ha votato cosa.

Deleghe. Negli ETS, se lo statuto non dispone diversamente, un membro può farsi rappresentare da un altro con delega scritta; ognuno può portare al massimo 3 deleghe nelle associazioni con meno di 500 associati, 5 in quelle con 500 o più (art. 24 del Codice del Terzo settore). Per le altre chiese decide lo statuto; se tace, chiarisci la regola prima dell’assemblea. Nel verbale indica quante deleghe sono state verificate e allegale.

Voto a distanza. Negli ETS, salvo divieto espresso dello statuto, si può partecipare con mezzi di telecomunicazione e votare per via elettronica, purché sia possibile verificare l’identità di chi partecipa e vota; lo statuto può prevedere anche il voto per corrispondenza (art. 24). Per le altre chiese decide lo statuto. Nel verbale scrivi chi era collegato e come è stato identificato.

Il verbale lo redige il segretario di seduta: di solito il segretario della chiesa, altrimenti una persona scelta in apertura. Il presidente di seduta (il presidente dell’associazione, il pastore o chi indica lo statuto) guida la riunione.

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   Prepara la bozza prima

   Dall’avviso di convocazione hai già intestazione, data, luogo e ordine del giorno: in assemblea dovrai solo completare.

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   Prepara il foglio presenze

   Una riga e una firma per ogni membro con diritto di voto: contare dal foglio è più affidabile che contare le teste.

3. 3

   Metti per iscritto il quorum

   Prima di aprire i lavori annota aventi diritto, presenti, deleghe e validità dell’assemblea. Se qualcuno esce prima di un voto importante, aggiorna il conteggio.

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   Fai leggere la delibera prima del voto

   Se il testo cambia durante la discussione, rileggi la versione finale prima di votare: nel verbale va quella.

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   Registra l’esito con tre numeri

   Favorevoli, contrari, astenuti: «approvata» senza numeri non permette di verificare la maggioranza.

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   Riassumi la discussione in poche righe

   Le posizioni principali, non chi ha detto cosa. Una dichiarazione chiesta espressamente a verbale va riportata fedelmente.

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   Completa e fai rileggere

   Annota l’ora di chiusura, completa il testo entro pochi giorni e fallo rileggere al presidente prima della firma.

Modello per l’assemblea ordinaria dei membri di una chiesa evangelica. Sostituisci le parti tra [PARENTESI QUADRE], cancella ciò che non serve e aggiungi quanto richiesto dal tuo statuto.

[NOME DELLA CHIESA]
[Denominazione dell’associazione o dell’ente, se diversa]
Sede: [INDIRIZZO] – Codice fiscale: [CODICE FISCALE]

VERBALE DELL’ASSEMBLEA ORDINARIA DEI MEMBRI DEL [GG/MM/AAAA]

Il giorno [GG] del mese di [MESE] dell’anno [AAAA], alle ore [HH:MM], presso [LUOGO E INDIRIZZO] [e in collegamento tramite [PIATTAFORMA], se lo statuto lo consente], si è riunita in [prima / seconda] convocazione l’assemblea ordinaria dei membri di [NOME DELLA CHIESA].

1. CONVOCAZIONE
L’assemblea è stata convocata da [ORGANO, es. il consiglio di chiesa] con avviso del [DATA], comunicato tramite [MODALITÀ: annuncio durante il culto del [DATA] / email / lettera / affissione in bacheca], come previsto dall’art. [N] dello statuto.

2. PRESIDENTE E SEGRETARIO DI SEDUTA
Assume la presidenza [NOME E COGNOME], in qualità di [RUOLO, es. presidente dell’associazione / pastore], che chiama a fungere da segretario [NOME E COGNOME], con il consenso dell’assemblea.

3. VERIFICA DEI PRESENTI E DEL QUORUM
Il presidente constata che:
- i membri con diritto di voto sono [N];
- sono presenti di persona [N] membri [e in collegamento [N] membri, identificati tramite [MODALITÀ]];
- sono state presentate [N] deleghe scritte, verificate e allegate al presente verbale [solo se lo statuto le ammette];
- sono quindi presenti o rappresentati [N] membri su [N].
Il quorum richiesto dall’art. [N] dello statuto per la [prima / seconda] convocazione è [QUORUM]. Il presidente dichiara l’assemblea validamente costituita e atta a deliberare sul seguente

ORDINE DEL GIORNO
1. [ARGOMENTO 1, es. approvazione del verbale dell’assemblea del [DATA]]
2. [ARGOMENTO 2, es. approvazione del rendiconto dell’anno [AAAA]]
3. [ARGOMENTO 3, es. elezione di [N] membri del consiglio di chiesa]
4. Varie ed eventuali

4. SVOLGIMENTO

Punto 1 – [ARGOMENTO 1]
[Sintesi della discussione: chi ha presentato il punto, posizioni principali emerse, eventuali dichiarazioni chieste espressamente a verbale.]
Proposta messa ai voti: «[TESTO ESATTO DELLA DELIBERA]»
Votazione [palese per alzata di mano / a scrutinio segreto].
Favorevoli [N] – Contrari [N] – Astenuti [N]
L’assemblea [APPROVA / RESPINGE] la proposta.

Punto 2 – [ARGOMENTO 2]
[Sintesi della discussione.]
Proposta messa ai voti: «[TESTO ESATTO DELLA DELIBERA]»
Votazione [palese / segreta].
Favorevoli [N] – Contrari [N] – Astenuti [N]
L’assemblea [APPROVA / RESPINGE] la proposta.
[Se lo statuto esclude dal voto i consiglieri: «I membri del consiglio di chiesa presenti non hanno partecipato alla votazione.»]

Punto 3 – [ARGOMENTO 3] (votazione a scrutinio segreto)
Scrutatori: [NOME E COGNOME], [NOME E COGNOME].
Schede consegnate [N] – Schede bianche [N] – Schede nulle [N]
Voti ottenuti: [CANDIDATO A] [N] – [CANDIDATO B] [N] – [CANDIDATO C] [N]
Risultano eletti: [NOMI].

Varie ed eventuali
[Comunicazioni e temi emersi. Nessuna delibera su argomenti non inseriti nell’ordine del giorno.]

5. CHIUSURA
Esaurita la trattazione dell’ordine del giorno e non essendovi altro da deliberare, il presidente dichiara chiusa l’assemblea alle ore [HH:MM].

Letto, confermato e sottoscritto.

[LUOGO], [DATA]

Il presidente                        Il segretario
[NOME E COGNOME]                     [NOME E COGNOME]
________________________             ________________________

ALLEGATI
A. Foglio presenze con le firme dei membri presenti
B. Deleghe scritte [se ammesse dallo statuto]
C. [Documenti approvati, es. rendiconto [AAAA], preventivo [AAAA]]

Firmano il presidente e il segretario di seduta, attestando che il testo corrisponde a quanto è avvenuto. Lo statuto può chiedere altre firme, per esempio degli scrutatori. Per l’approvazione ci sono due strade diffuse:

• A fine seduta: il segretario legge il testo e l’assemblea lo approva prima di chiudere. È comodo quando una delibera serve subito, per esempio in banca.
• Alla riunione successiva: il verbale si approva come primo punto dell’assemblea seguente e le correzioni finiscono nel nuovo verbale.

Il libro dei verbali. Gli enti del Terzo settore devono tenere il libro delle adunanze e deliberazioni delle assemblee, oltre al libro degli associati e a quello dell’organo di amministrazione (art. 15 del Codice del Terzo settore). Li tiene l’organo di amministrazione e gli associati hanno diritto di esaminarli secondo lo statuto, salvo per il ramo ETS degli enti religiosi civilmente riconosciuti. Per le altre chiese il libro è buona pratica, e spesso lo statuto lo richiede: un unico registro in cui i verbali firmati si susseguono in ordine di data.

Conserva l’originale in un luogo sicuro e una scansione altrove. A banche ed enti consegna un estratto con intestazione, validità dell’assemblea, testo della delibera ed esito, firmato di solito dal presidente o dal legale rappresentante.

• «Approvata» senza numeri: nessuno può verificare la maggioranza.
• Quorum non scritto: se non risulta che l’assemblea era valida, ogni delibera è più facile da contestare.
• Delibera parafrasata: va il testo esatto votato, soprattutto su soldi, immobili, persone e statuto.
• Verbale trasformato in trascrizione: pagine di interventi nascondono le decisioni ed espongono le persone senza motivo.
• Decisioni nelle varie ed eventuali: le delibere su temi non annunciati sono le più contestabili.
• Stesura rimandata: un verbale scritto a memoria dopo settimane è meno affidabile.
• Verbali dispersi su fogli sparsi o nel computer di una sola persona.

In molte chiese l’assemblea dei membri decide le questioni fondamentali e il consiglio di chiesa (degli anziani o dei diaconi) amministra e prepara le decisioni; chi decide cosa lo stabilisce lo statuto. Lo schema del verbale è lo stesso, ma alcune cose cambiano:

Tieni due libri separati, così una decisione del consiglio non viene mai scambiata per una delibera dell’assemblea.

Se presenze, quorum e conteggi su carta ti costano una serata, Assemblea ha un modulo per assemblee e votazioni. Crei la riunione con l’ordine del giorno delle delibere e segni presente o assente ogni votante dal registro: i conteggi si aggiornano da soli. Il quorum è facoltativo e configurabile (nessuno, 50%, due terzi, tre quarti o una percentuale a scelta), con un indicatore in tempo reale.

Apri e chiudi ogni votazione e favorevoli, contrari e astenuti restano registrati. Puoi usare il voto segreto digitale: ogni votante riceve un link personale o un codice QR e le scelte sono salvate senza alcun riferimento a chi vota. Uno storico registra ogni azione. Alla chiusura ottieni un verbale A4 da stampare con partecipazione e quorum, presenti e assenti, ogni delibera con esito e conteggi, note e righe per le firme di presidente e segretario.

È una base di partenza: verificala sul tuo statuto, aggiungi ciò che è avvenuto fuori dall’app (come la convocazione) e firmala come sempre. Assemblea ha un piano gratuito; nei prezzi vedi quali piani includono le assemblee.