Contabilità della chiesa: decime, offerte e rendiconto annuale

Le offerte sono denaro affidato alla chiesa. Chi dà la decima o un’offerta per le missioni si fida che arrivi a destinazione, e una contabilità ordinata è il modo concreto di onorare quella fiducia. Non serve un sistema complicato, serve un sistema costante.

• Trasparenza: in assemblea tutti devono poter capire da dove arrivano i soldi e come sono stati spesi.
• Tutela del tesoriere: registrazioni chiare e controlli a due persone lo proteggono da sospetti ed errori in buona fede.
• Obblighi: lo statuto dice chi tiene i conti e chi li approva; la forma giuridica può aggiungere regole.

Sono due domande diverse: quando registri un movimento (per cassa o per competenza) e come lo registri (prima nota o partita doppia). Le due scelte sono indipendenti: molte chiese tengono la partita doppia con il criterio di cassa.

Quando basta la prima nota. Una cassa, un conto in banca, pochi movimenti, nessun fondo vincolato né debito: basta un foglio di calcolo ben tenuto, con data, descrizione, importo, voce e giustificativo su ogni riga.

Quando serve la partita doppia. Con più conti o più casse, fondi vincolati, un mutuo, dipendenti, fatture da pagare a scadenza o un bilancio con stato patrimoniale. Ti dice sempre quanto c’è su ogni conto e in ogni fondo, e se sbagli una cifra i conti non quadrano. La teoria non serve: “entrata di 385,50 €, voce Offerte, sul conto bancario” contiene già tutta la scrittura.

Il piano dei conti è l’elenco delle voci in cui classifichi ogni movimento. Tienilo corto: meglio venti conti usati bene che ottanta usati a caso. Ecco un punto di partenza con codici raggruppati per tipo: 1xxx attività, 2xxx passività, 3xxx patrimonio netto, 4xxx entrate, 5xxx uscite.

• Per più dettaglio crea un sottoconto (Utenze → luce, gas) invece di un nuovo conto principale; per un secondo conto bancario aggiungi 1020.
• Non cambiare i codici a metà anno: il confronto con l’anno precedente è tra le cose più utili da mostrare in assemblea.

Il conteggio è il momento più delicato, perché il denaro è in contanti e non ancora tracciato. Serve una procedura fissa, sempre la stessa.

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   Conta in due, subito dopo il culto

   Due incaricati non parenti tra loro, a rotazione, contano insieme cesto e buste. Il tesoriere non conta mai da solo.

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   Separa per destinazione

   Tieni distinte decime (buste con il nome), offerte libere e offerte destinate, come le missioni. Annota nome e importo di ogni busta.

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   Firma la distinta

   Scrivete i totali per taglio e per destinazione su una distinta di conteggio (trovi un modello più sotto), firmata da entrambi.

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   Versa in banca il prima possibile

   Fino al versamento il denaro sta in cassaforte o in una busta sigillata e firmata. Allega la ricevuta di versamento alla distinta.

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   Registra il movimento

   Un’entrata per destinazione sul conto bancario, o sulla cassa se non hai ancora versato, con il numero della distinta come riferimento.

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   Collega le decime ai donatori

   Riporta le buste nominative sulla scheda di ogni membro, per il riepilogo annuale. Sono dati riservati, perché rivelano l’appartenenza religiosa.

Un esempio. Domenica il conteggio dà 1.245,50 €: 800,00 € di decime, 385,50 € di offerte libere e 60,00 € per le missioni, versati in banca il lunedì. In partita doppia la scrittura è questa:

Se i contanti restano in cassa fino al versamento, usi 1000 Cassa contanti al posto di 1010 e, quando versi, registri Dare 1010 Conto bancario / Avere 1000 Cassa contanti. In prima nota la stessa domenica diventa tre righe di entrata con lo stesso riferimento.

Un fondo vincolato è denaro dato per uno scopo preciso: missioni, acquisto della sala, un progetto di aiuto. Ciò che è dato per uno scopo si usa per quello scopo; cambiare destinazione richiede una decisione formale, comunicata a chi ha dato.

• Un conto di entrata dedicato per ogni fondo (4030, 4040) e, se serve, un conto di uscita collegato (5040 Sostegno missioni).
• Niente “prestiti” dal fondo edificio per le spese correnti senza una decisione esplicita e un piano di restituzione.
• Nel rendiconto, una riga per fondo: saldo iniziale, entrate, uscite, saldo finale.

Ogni uscita deve dire chi l’ha autorizzata, a cosa è servita e dov’è il documento. Le spese ricorrenti le autorizza il consiglio una volta; quelle straordinarie, caso per caso.

• Paga con mezzi tracciabili: bonifico o carta della chiesa invece dei contanti.
• Allega il giustificativo alla registrazione: una foto o un PDF ti evita la caccia ai documenti a fine anno.
• Piccola cassa a fondo fisso: contanti più scontrini devono sempre dare la cifra di partenza.
• Registra anche la diaconia (5060) con un riferimento che protegga la riservatezza di chi riceve l’aiuto.

È il controllo che il saldo del conto 1010 coincida con l’estratto conto. Fatta ogni mese richiede mezz’ora; rimandata a fine anno diventa una caccia agli errori.

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   Prendi l’estratto conto

   Scarica dall’home banking i movimenti del mese e il saldo finale.

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   Spunta ogni movimento

   Confronta riga per riga la banca con la contabilità.

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   Registra ciò che manca

   Commissioni, interessi, addebiti diretti e bonifici ricevuti non ancora registrati.

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   Spiega le differenze

   Ciò che resta va motivato per iscritto: un versamento accreditato il mese dopo, un assegno non ancora incassato.

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   Firma e fai controllare

   Il tesoriere firma, una seconda persona verifica. Fai lo stesso con la cassa contanti.

Un riepilogo annuale delle offerte è prima di tutto trasparenza. Consegnalo solo all’interessato: le offerte a una chiesa rivelano l’appartenenza religiosa.

Per diverse confessioni con un’intesa con lo Stato, le offerte delle persone fisiche sono deducibili dal reddito IRPEF fino a 1.032,91 € l’anno, nel modello 730 al rigo E24 (“erogazioni liberali a favore di istituzioni religiose”). È il caso, per esempio, delle Assemblee di Dio in Italia (L. 517/1988, art. 21) e dell’Unione Cristiana Evangelica Battista d’Italia (UCEBI).

Se la chiesa, o il suo ramo, è un ETS iscritto al RUNTS, le erogazioni liberali possono godere delle agevolazioni dell’art. 83 del Codice del Terzo settore, anch’esse con pagamenti tracciabili: condizioni e limiti vanno verificati con il commercialista.

Chi prepara il rendiconto, entro quando e chi lo approva lo decide lo statuto. Spesso lo redige il tesoriere e lo approva l’assemblea dei membri. Molte chiese evangeliche non sono ETS ma associazioni o enti di culto: per loro è lo statuto a stabilire come il rendiconto va preparato e approvato. Un rendiconto chiaro contiene:

• Entrate e uscite per conto, a confronto con l’anno precedente e con il preventivo.
• Saldi iniziali e finali di cassa e banca, riconciliati con gli estratti conto.
• Il prospetto dei fondi vincolati.
• Debiti e impegni ancora aperti a fine anno.
• Una breve relazione del tesoriere e, se lo statuto la prevede, quella dei revisori.

Distribuiscilo prima dell’assemblea e fai mettere a verbale l’approvazione. Spesso nella stessa seduta si approva il preventivo dell’anno nuovo, costruito sul consuntivo.

Se la tua chiesa, o il suo ramo, è iscritta al RUNTS come ETS, la forma del bilancio è fissata dall’art. 13 del Codice del Terzo settore, modificato dalla Legge 104/2024:

In una chiesa piccola poche persone fanno tutto. I controlli interni non sono sfiducia: permettono a chi serve di dimostrare di aver lavorato bene.

• Compiti separati: chi conta non registra da solo; chi autorizza una spesa non la paga e registra da solo.
• Due firme, o doppia autorizzazione nell’home banking, sui pagamenti sopra una soglia decisa dal consiglio.
• Conteggio sempre in due, con distinta firmata e contatori a rotazione.
• Accessi limitati a credenziali bancarie e offerte nominative.
• Riconciliazione mensile verificata da chi non registra.
• Verifica annuale: se lo statuto non prevede revisori, l’assemblea può incaricare due membri estranei alla gestione di controllare i documenti.
• Soldi personali e della chiesa sempre separati, anche “solo per qualche giorno”.

Una distinta da stampare per ogni conteggio, da conservare con i documenti contabili:

DISTINTA DI CONTEGGIO DELLE OFFERTE

Chiesa: [NOME DELLA CHIESA]
Data: [GG/MM/AAAA]     Culto o incontro: [es. culto domenicale ore 10:30]
Distinta n.: [NUMERO PROGRESSIVO]

1. CONTANTI PER TAGLIO
   Banconote da 100 €   n. ____  x 100,00 = € ________
   Banconote da 50 €    n. ____  x  50,00 = € ________
   Banconote da 20 €    n. ____  x  20,00 = € ________
   Banconote da 10 €    n. ____  x  10,00 = € ________
   Banconote da 5 €     n. ____  x   5,00 = € ________
   Monete                                  = € ________
   TOTALE CONTANTI (A)                       € ________

2. ASSEGNI (numero, banca, importo)
   ________________________________________  € ________
   ________________________________________  € ________
   TOTALE ASSEGNI (B)                        € ________

3. TOTALE PER DESTINAZIONE
   Decime (buste nominative)                 € ________
   Offerte libere                            € ________
   Offerte per le missioni                   € ________
   Fondo edificio                            € ________
   Altro: [SPECIFICARE]                      € ________
   TOTALE GENERALE (deve essere = A + B)     € ________

4. BUSTE NOMINATIVE (se serve, allega un elenco)
   Nome e cognome                  Destinazione       Importo
   ______________________________  _______________    € ______
   ______________________________  _______________    € ______
   ______________________________  _______________    € ______

5. CUSTODIA E VERSAMENTO
   Custodito in: [cassaforte / busta sigillata n. ____]
   Versato in banca il: [GG/MM/AAAA]    Importo versato: € ________
   Ricevuta di versamento n.: [NUMERO]

Contato da (nome e firma): __________________________________
Contato da (nome e firma): __________________________________
Registrato in contabilità il: [GG/MM/AAAA]  da: ______________

Note (differenze, banconote dubbie, altro):
______________________________________________________________

Il modulo Finanze di Assemblea segue il metodo descritto in questa guida senza chiederti di studiare contabilità.

• Sotto c’è la partita doppia, ma in modalità Semplice scegli solo Entrata o Uscita, importo, conto e cassa o banca: la scrittura bilanciata la scrive il programma. Quando serve, passi alla partita doppia completa.
• Al primo utilizzo crea il piano dei conti di questa guida nella lingua della chiesa, da adattare e dettagliare con sottoconti.
• Ogni riga di entrata si collega al donatore: l’offerta compare nella scheda del membro e nella ricevuta annuale stampabile, che include offerte online e registrate a mano.
• Ricevute e fatture si allegano alle registrazioni; report pronti: bilancio di verifica, conto economico, stato patrimoniale e bilancio preventivo annuale.
• Le donazioni online con Stripe, anche ricorrenti e divise per fondi e campagne, si registrano da sole nei conti.
• Il modulo è incluso anche nel piano gratuito, fino a 50 registrazioni l’anno; con Starter le registrazioni sono illimitate.

Non sostituisce il commercialista: non importa i movimenti bancari, non emette fatture elettroniche, non presenta dichiarazioni né deposita bilanci al RUNTS. Vedi piani e prezzi o parti dal piano gratuito.