Registro dei membri della chiesa: cosa contiene e modello

In molte chiese la domanda “quanti membri abbiamo?” ha tre risposte diverse: quella del pastore, quella del foglio Excel della segreteria e quella della rubrica WhatsApp. Il registro dei membri esiste per dare una sola risposta, con le date che la dimostrano.

• Assemblea: dice chi ha diritto di voto e su quale numero si calcola il quorum. Senza un registro aggiornato una delibera può essere contestata.
• Statuto e Terzo settore: per gli enti del Terzo settore il libro degli associati è un libro sociale obbligatorio; per le altre chiese lo statuto di solito chiede di tenere l’elenco dei membri.
• Cura pastorale: sapere chi è membro, chi si è allontanato e chi si è trasferito permette di non perdere nessuno.
• Memoria: ammissioni, battesimi e trasferimenti sono la storia della chiesa.

Il registro non è la scheda pastorale completa. Contiene i dati necessari a stabilire chi è membro, da quando e in quale stato. Tutto il resto (contatti, famiglia, note, servizi) sta nell’anagrafica o nel gestionale, collegato alla stessa persona.

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   Ammissione

   Dopo la decisione dell’organo previsto dallo statuto (consiglio, anziani, assemblea), apri la posizione con data e modo di ammissione e il riferimento al verbale. Consegna l’informativa privacy.

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   Membro inattivo

   Se lo statuto lo prevede, chi non partecipa da tempo può passare a inattivo: resta membro ma, di solito, non conta per il quorum. Annota la data e chi lo ha deciso.

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   Trasferimento in uscita

   Quando un membro si sposta in un’altra chiesa, rilascia una lettera di trasferimento e segna lo stato “trasferito” con la data e la chiesa di destinazione.

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   Trasferimento in entrata

   Chi arriva con una lettera da un’altra chiesa viene ammesso “per trasferimento”: conserva la lettera e annota la chiesa di provenienza.

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   Dimissioni, esclusione, decesso

   Chiudi la posizione con lo stato corrispondente, la data e il riferimento alla decisione o alla comunicazione ricevuta.

Puoi tenerlo in un foglio di calcolo con queste colonne, oppure in un libro rilegato con le pagine numerate. Sotto trovi anche una scheda di adesione e una lettera di trasferimento.

N. | Cognome | Nome | Data di nascita | Data ammissione | Modo di ammissione (battesimo / professione di fede / trasferimento da …) | Data battesimo | Rif. delibera ammissione | Stato (attivo / inattivo / trasferito / dimesso / deceduto) | Data uscita | Motivo uscita / chiesa di destinazione | Rif. delibera uscita | Note

[NOME DELLA CHIESA]
DOMANDA DI AMMISSIONE A MEMBRO

Io sottoscritto/a [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA],
residente in [INDIRIZZO], telefono [NUMERO], email [EMAIL],

chiedo di essere ammesso/a come membro della [NOME DELLA CHIESA].

Battezzato/a il [DATA] presso [CHIESA / LUOGO].
[Se proveniente da altra chiesa: membro della chiesa di [NOME] fino al [DATA]; allego lettera di trasferimento.]

Dichiaro di aver ricevuto l’informativa sul trattamento dei dati personali.

Acconsento inoltre (facoltativo):
[ ] alla pubblicazione di foto in cui sono riconoscibile sul sito e sui social della chiesa
[ ] all’inserimento dei miei contatti nell’elenco condiviso con gli altri membri
[ ] a ricevere comunicazioni della chiesa su WhatsApp

Luogo e data ____________________   Firma ____________________

Riservato alla chiesa
Ammesso/a con delibera del [ORGANO] del [DATA] — Posizione n. [N.]

[NOME DELLA CHIESA]
[INDIRIZZO]

Alla [NOME DELLA CHIESA DI DESTINAZIONE]
[INDIRIZZO]

Oggetto: lettera di trasferimento di [NOME E COGNOME]

Cari fratelli e sorelle,
attestiamo che [NOME E COGNOME], nato/a il [DATA], è membro della nostra chiesa dal [DATA], ammesso/a per [battesimo / professione di fede / trasferimento] e battezzato/a il [DATA].

Su sua richiesta, lo/la raccomandiamo alla vostra comunione. Con la sua accoglienza presso di voi la sua posizione presso di noi verrà chiusa per trasferimento.

[Luogo], [DATA]

Per il consiglio di chiesa
______________________________
[NOME], [RUOLO]

Comparire nel registro di una chiesa rivela le convinzioni religiose: è un dato di categoria particolare (art. 9 GDPR). Una chiesa può tenerlo per le proprie attività senza consenso, purché non lo comunichi all’esterno e lo protegga in modo adeguato. In pratica:

• accesso solo a chi ne ha bisogno (segreteria, pastore, consiglio);
• una sola copia ufficiale, non file sparsi tra email e chiavette;
• nessun dato superfluo: le note pastorali non vanno nel registro;
• informativa consegnata al momento dell’ammissione;
• per gli ex membri, contatti rimossi dopo un periodo breve e solo il dato storico conservato.

Approfondisci nella guida GDPR e privacy per le chiese.

Prima di ogni assemblea, estrai dal registro l’elenco dei votanti: i membri attivi alla data della convocazione che rispettano i requisiti dello statuto (età, anzianità di iscrizione). Per gli enti del Terzo settore, salvo diversa previsione dello statuto, vota chi è iscritto da almeno tre mesi. Su quell’elenco si segnano le presenze e si calcola il quorum: è ciò che il verbale deve poter dimostrare.

Trovi come registrare quorum e votazioni nella guida al verbale di assemblea di chiesa.

Con Assemblea il registro e l’anagrafica sono la stessa cosa: una scheda per persona, con lo storico che si costruisce da solo.

• Import da Excel: carichi il tuo foglio e Assemblea riconosce nomi, contatti e famiglie.
• Date di ammissione e di battesimo su ogni scheda e stato attivo, inattivo, trasferito o deceduto, con filtri e conteggi sempre aggiornati.
• Famiglie con referente e legami di parentela.
• Registro degli atti (battesimi, matrimoni, presentazioni) con certificati stampabili.
• Registro dei votanti per le assemblee, costruito dai membri, con presenze e quorum calcolati in automatico.
• Portale membri dove ognuno aggiorna i propri contatti, ed export completo quando ti serve.